Peran Modernisasi ERP dalam Meningkatkan Skalabilitas dan Pertumbuhan Bisnis

 Pelajari bagaimana modernisasi ERP dapat meningkatkan skalabilitas dan pertumbuhan bisnis Anda. Temukan manfaat dari sistem ERP berbasis cloud dan cara terbaik untuk melakukan modernisasi ERP dengan sukses.

Mengapa Modernisasi ERP Sangat Penting untuk Pertumbuhan Bisnis Anda

Sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) merupakan tulang punggung operasional sebuah organisasi, yang mendukung fungsi-fungsi kritis mulai dari akuntansi, pelaporan keuangan, manufaktur, manajemen inventaris, sumber daya manusia hingga manajemen rantai pasok. Namun, sistem ERP pertama kali diterapkan lebih dari 30 tahun yang lalu, sekitar tahun 1990. Saat itu belum ada smartphone, antarmuka pengguna grafis, dan internet belum menjadi jaringan dunia yang dikenal luas seperti saat ini.

Maka tidak mengherankan jika perusahaan-perusahaan saat ini yang semakin berkembang dan didukung oleh teknologi internet yang semakin canggih, masih mengandalkan sistem ERP yang telah berusia puluhan tahun dan tidak terlalu fleksibel untuk menyesuaikan dengan perkembangan teknologi dan kebutuhan bisnis yang semakin kompleks. Ketergantungan pada sistem ERP yang sudah usang ini dapat menyebabkan ketidak-efisienan dalam proses bisnis yang vital dan berdampak buruk pada profitabilitas perusahaan.

Oleh karena itu, modernisasi ERP menjadi prioritas utama bagi bisnis yang ingin terus berkembang. Banyak perusahaan yang beralih ke sistem ERP berbasis cloud, yang merupakan prasyarat penting untuk ERP modern, untuk menyederhanakan operasi mereka dan memastikan bahwa mereka selalu menggunakan versi perangkat lunak ERP terbaru, lengkap dengan fitur terbaru dan kontrol keamanan yang paling mutakhir. Perusahaan riset Gartner, yang menciptakan istilah "enterprise resource planning" pada tahun 1990-an, memperkirakan bahwa 53% dari semua sistem ERP yang dipasang pada tahun 2021 berbasis cloud, dan pangsa pasar cloud diinstal ERP akan meningkat menjadi 58% pada tahun 2024. Untuk memberikan gambaran nilai dollar yang terlibat, laporan terpisah dari Grand View Research menilai pasar ERP secara keseluruhan - on-premises dan cloud - senilai $50,6 miliar pada tahun 2021, meningkat menjadi $123,4 miliar pada tahun 2030.

Untuk sukses dalam melakukan modernisasi, penting untuk memahami apa yang dapat dilakukan oleh modernisasi ERP untuk bisnis Anda, cara terbaik untuk melakukan modernisasi, dan bagaimana sistem berbasis cloud dapat menambah nilai pada operasi ERP Anda. Dengan memodernisasi sistem ERP Anda, Anda dapat mengoptimalkan efisiensi bisnis, meningkatkan fleksibilitas dan menghadapi tantangan bisnis yang semakin kompleks di era digital.

Apa Itu Modernisasi ERP?

Modernisasi ERP dimulai dengan meningkatkan sistem ERP yang sudah ada menjadi perangkat lunak terbaru, disertai migrasi dari on-premises ke ERP berbasis cloud. Ada banyak alasan untuk melakukan modernisasi ERP, mulai dari menghilangkan ketidak-efisienan dari proses lama, hingga memenuhi kebutuhan bisnis yang lebih baik, meningkatkan kemudahan penggunaan, hingga mendukung pertumbuhan bisnis. Namun, pada intinya, semua alasan ini berkaitan dengan fleksibilitas dan pilihan.

Sebagai contoh, pertimbangkan kasus karyawan yang semakin membutuhkan akses ke data bisnis saat bekerja dari jarak jauh atau saat bepergian. Hal ini membutuhkan solusi ERP berbasis cloud yang memungkinkan pengguna untuk masuk dari lokasi mana saja, menggunakan perangkat apa saja yang mereka pilih. Fitur seperti akses mobile ke data membuat tim lebih produktif dan lincah, yang pada gilirannya membuat bisnis mereka lebih kompetitif.

Fleksibilitas dan pilihan dalam sistem ERP modern yang berbasis cloud berarti bahwa satu organisasi mungkin memilih untuk mendapatkan semua fungsionalitas bisnisnya, termasuk database perusahaan yang terpadu, dari satu penyedia platform ERP. Namun, organisasi lain yang sudah menginvestasikan banyak pada satu atau dua area, seperti manajemen hubungan pelanggan (CRM) atau kontrol inventaris, misalnya, mungkin akan tetap menggunakan sistem tersebut dan dapat mengintegrasikannya dengan platform ERP yang sama.

Atribut Penting dalam Modernisasi ERP:

1. Antarmuka yang Terpadu: Terlalu banyak sistem ERP lama yang berkembang melalui akuisisi dan integrasi, tetapi integrasi tersebut seringkali tidak lengkap dan menyembunyikan teknologi yang berbeda-beda. Sistem ERP modern berbasis cloud harus menawarkan antarmuka pengguna yang konsisten di seluruh platform, yang setiap elemennya harus menggunakan teknologi dan database yang sama.

2. Antarmuka yang Modern dan Mudah Digunakan: Antarmuka harus meminjam praktik terbaik dari aplikasi web dan mobile. Antarmuka harus mudah dipahami, setidaknya dalam konteksnya, dan tidak ada yang perlu diklik lebih dari satu atau dua kali dari mana saja di dalam sistem.

3. Data Real-Time: Proses batch bukan lagi hal yang modern. Pengambilan keputusan yang cepat yang dibutuhkan oleh organisasi modern memerlukan data real-time yang dapat dibagikan di seluruh sistem ERP.

4. Kontrol Keamanan yang Terperinci: Dalam sistem yang memungkinkan akses mudah ke data penting, kontrol keamanan sangat kritis. Izin yang terkait dengan identitas pengguna harus sangat dapat dikonfigurasi; administrator IT harus dapat menetapkan akses berdasarkan peran umum pengguna dan pengguna individu.

5. Kustomisasi Mandiri: Pekerja modern tahu cara menyesuaikan desktop, mobile, dan perangkat lainnya agar sesuai dengan kebutuhan dan gaya kerja mereka sehingga lebih efisien. Oleh karena itu, sistem ERP modern harus memiliki kecerdasan bawaan yang memungkinkan pekerjaan yang membutuhkan pengetahuan tersebut untuk membuat kustomisasinya sendiri. Hal ini tidak perlu memerlukan pihak ketiga atau seseorang dengan keahlian ERP untuk melakukan modifikasi.

6. Adaptabilitas: Sistem ERP modern harus dapat menyesuaikan dengan proses bisnis organisasi Anda dan membantu membuatnya lebih efisien daripada sebelumnya. Anda tidak harus mengubah proses bisnis Anda untuk menyesuaikan dengan ERP.

7. Skalabilitas: Tentu saja, ini berarti skalabilitas dengan bisnis Anda saat berkembang - tetapi juga berarti skalabilitas saat bisnis harus menyusut untuk sementara waktu karena berbagai alasan. Infrastruktur berbasis cloud memudahkan Anda untuk menambahkan sumber daya saat Anda berkembang, dan karena pendekatan harga cloud tidak memerlukan Anda untuk membeli lisensi perangkat lunak atau perangkat keras, lebih mudah untuk menyesuaikan tagihan bulanan (atau periode apa pun yang diikuti oleh organisasi Anda) jika ada kesulitan.

Atribut-atribut ini menjadi alasan yang kuat untuk memodernisasi sistem ERP lama dengan menggantinya, tetapi tergantung pada waktu pemasangan dan teknologi dasarnya, mungkin ada opsi modernisasi yang kurang mengganggu. Pada kasus terbaik, vendor ERP Anda akan membantu Anda meningkatkan sistem on-premises ke cloud tanpa perlu membangun kembali integrasi dengan proses bisnis lainnya.

Hal yang Perlu Diperhatikan

Tujuan dari modernisasi ERP adalah meningkatkan atau meningkatkan sistem ERP yang sudah ada dalam organisasi sehingga perusahaan dapat mengatasi masalah kinerja bisnis dan berkembang ke depan. Faktor pendorong utama untuk modernisasi ERP adalah untuk menyederhanakan proses bisnis, meningkatkan produktivitas karyawan dan dapat mengembangkan skala dengan cepat - baik naik maupun turun. ERP berbasis cloud menjadi syarat mutlak untuk modernisasi, karena sistem cloud memberikan fleksibilitas, adaptabilitas, dan skalabilitas yang lebih besar secara inheren; pemahaman yang lebih dalam terhadap data real-time; integrasi yang lebih mudah dengan sistem lainnya; antarmuka pengguna yang lebih intuitif; dan biaya awal yang lebih rendah.

Mengapa Harus Memodernisasi ERP?

Ada banyak alasan untuk memodernisasi sistem ERP Anda. Seringkali, perusahaan melakukan upgrade ERP mereka untuk menyelesaikan masalah yang tidak dapat diatasi dengan sistem sebelumnya, seperti produktivitas yang menurun atau ketidakmampuan untuk memenuhi harapan pelanggan yang meningkat. Alasan lain termasuk keinginan untuk pemahaman yang lebih dalam tentang operasi bisnis yang akan membantu pengambil keputusan meningkatkan kinerja.

Berikut adalah tiga faktor utama untuk modernisasi ERP.

Menyederhanakan proses:

Ketidakefisienan dalam sistem ERP tidak hanya menjengkelkan, tetapi juga dapat menyebabkan ketidakefisienan dalam operasi bisnis yang menimbulkan biaya besar. Dalam kasus terburuk, proses ERP yang lambat dapat membahayakan hubungan Anda dengan pemasok, terutama dalam hal penundaan pembayaran faktur, dan dengan karyawan - pertimbangkan akibat dari proses penggajian dan perekrutan yang kuno. Menghilangkan ketidakefisienan ini adalah faktor utama untuk modernisasi ERP, karena teknologi baru dirancang khusus untuk mempercepat proses di seluruh bisnis untuk membuatnya lebih ramping.

Meningkatkan produktivitas:

Secara sederhana, sistem ERP modern membuat karyawan lebih produktif. Dengan akses data akuntansi di ponsel mereka, para pemimpin akuntansi dapat dengan cepat menandatangani laporan keuangan yang membutuhkan waktu. Dengan proses penggajian yang otomatis, para pemimpin sumber daya manusia dapat memastikan pembayaran lancar dan akurat untuk karyawan. Dengan data rantai pasokan real-time di ujung jari mereka, para pemimpin logistik dapat menyesuaikan diri secara proaktif dengan perubahan dan menjaga operasi yang lancar, daripada harus menunda operasi dan mengejar ketinggalan. Daftar ini terus bertambah.

Mendukung pertumbuhan:

Perusahaan yang berorientasi pada pertumbuhan biasanya ingin memiliki sistem ERP yang dapat beradaptasi dengan peningkatan penjualan dan cakupan mereka tanpa terus menerus menanggung biaya awal baru atau memaksakan untuk merekrut karyawan baru. Sistem ERP berbasis cloud memiliki skalabilitas secara inheren, karena tidak terikat oleh batasan infrastruktur on-premises bisnis. Sebaliknya, banyak sistem ERP on-premises telah sangat disesuaikan selama bertahun-tahun sehingga bahkan peningkatan sederhana saja adalah masalah besar, sehingga efisiensi cloud menjadi lebih menarik dibandingkan dengan itu.

Kapan Waktu yang Tepat untuk Memodernisasi?

Waktu terbaik untuk memodernisasi sistem ERP adalah sebelum celah pada ERP sebelumnya mulai secara signifikan mempengaruhi operasi bisnis atau hubungan pelanggan. Begitu ketidakefisienan atau ketidakselarasan antara proses ERP mulai muncul dalam operasi organisasi, masalah-masalah tersebut harus segera diatasi.

Tentu saja, ada beberapa indikator yang jelas kapan waktu yang tepat untuk memodernisasi. Jika karyawan secara teratur kesulitan mengakses data ERP, jika sistem ERP membutuhkan pemeliharaan yang konstan, atau jika segumpalan proses yang semakin berkembang tidak lagi bisa mengikuti permintaan yang berubah - baik itu harapan pelanggan yang berubah, model bisnis baru, atau kebutuhan kepatuhan yang berkembang - maka modernisasi ERP tidak lagi menjadi pilihan yang bagus. Hal itu menjadi masalah kelangsungan hidup bisnis.

Sebagai tambahan, sebelum melakukan modernisasi, penting untuk memahami proses bisnis saat ini dan mencari tahu apa yang ingin dicapai dengan modernisasi. Anda perlu memiliki rencana yang jelas dan memastikan bahwa sistem baru akan memenuhi kebutuhan perusahaan saat ini dan di masa depan. Ada juga biaya yang harus dipertimbangkan dan pengaruh yang mungkin pada karyawan dan pelanggan. Jadi, memilih waktu yang tepat untuk memodernisasi sistem ERP penting untuk menjamin keberhasilan proses modernisasi.

Lima Cara Cloud ERP Memodernisasi Bisnis Anda

Sistem ERP berbasis cloud tidak hanya memodernisasi operasi bisnis. Mereka menghilangkan hambatan antara tim dan sumber data, yang mengubah cara karyawan di seluruh organisasi membuat keputusan. Ini pada gilirannya membuat tim lebih efisien dan kolaboratif, mengarah pada kinerja bisnis yang lebih baik dan pengalaman yang lebih baik bagi pelanggan Anda. Lebih dalam lagi, berikut adalah lima cara di mana ERP cloud membawa modernisasi ke level berikutnya:

1. Biaya yang lebih rendah. Sistem ERP on-premises mengalami biaya infrastruktur dan implementasi yang tinggi di muka, tanpa biaya manajemen IT dan upgrade yang berkelanjutan selama bertahun-tahun. Seiring dengan itu, ketidakselarasan antara sistem on-premises dapat memperlambat proses bisnis lainnya dan bahkan memakan lebih banyak lagi biaya. Sistem ERP cloud modern mengurangi atau menghilangkan biaya di muka. Sebaliknya, bisnis membayar biaya reguler untuk akses ke perangkat lunak ERP mereka dan mendapatkan manfaat dari pembaruan otomatis ke versi terbaru. Ketika disampaikan sebagai software-as-a-service (SaaS), ERP cloud juga mengotomatisasi banyak proses back-end, termasuk transfer data ERP antara sistem seperti keuangan dan penggajian, atau antara pengadaan dan manajemen rantai pasokan.

2. Visibilitas data yang ditingkatkan. Sebagai tulang punggung operasi bisnis Anda, sistem ERP menyimpan dan mengelola data dari sejumlah proses penting, seperti akuntansi, rantai pasokan, gudang dan inventaris, sumber daya manusia, dan lain sebagainya. Sistem ERP modern memungkinkan perusahaan mengkonsolidasikan semua data ini di satu lokasi, memberdayakan pemimpin bisnis untuk membuat keputusan yang didorong oleh wawasan berdasarkan pandangan yang lebih lengkap tentang operasi dan kinerja mereka.

3. Proses yang disederhanakan. Sistem ERP cloud menyederhanakan dan mengotomatisasi alur kerja bisnis, dari pelaporan keuangan, pengelolaan data, pengelolaan pemasok hingga penggajian karyawan. Yang lebih penting lagi, mereka membawa antarmuka yang konsisten ke proses bisnis di seluruh departemen, yang memudahkan kehidupan karyawan dan memungkinkan mereka untuk bekerja lebih efisien.

4. Integrasi teknologi yang mulus. Sebagian besar sistem ERP berbasis cloud juga terintegrasi dengan sistem TI pihak ketiga dari vendor lain, baik itu sistem CRM tim pemasaran Anda atau solusi manajemen bakat departemen HR Anda. Sebaliknya, integrasi yang mulus ini membawa efisiensi tambahan ke cara tim-tim ini beroperasi dan menggunakan data untuk membuat keputusan, tanpa kekhawatiran administrator TI yang terkait dengan integrasi ERP yang terburu-buru.

5. Pengalaman Pelanggan yang Lebih Baik Seperti transformasi teknologi apa pun, modernisasi ERP pada akhirnya didorong oleh keinginan untuk melayani pelanggan dengan lebih baik, yang pada gilirannya meningkatkan penjualan. Proses bisnis yang lebih efisien mengarah pada peningkatan yang menguntungkan pelanggan secara langsung maupun tidak langsung, yang bergantung pada kemampuan tim untuk mengakses dan bertindak atas data misi-kritis dari sistem ERP. Sistem berbasis cloud menggabungkan semua informasi ini dalam satu tempat, sehingga tim yang berhubungan langsung dengan pelanggan menjadi lebih fleksibel dan kurang rentan terhadap kesalahan sehingga dapat memberikan pengalaman pelanggan yang lebih baik.

FAQ Modernisasi ERP

Mengapa bisnis melakukan modernisasi ERP? Modernisasi ERP terjadi ketika suatu perusahaan melakukan upgrade dan/atau perbaikan pada sistem ERP lamanya untuk mengatasi ketidakefisienan, mengeksplorasi peluang bisnis baru atau memanfaatkan teknologi dan fungsionalitas ERP yang lebih canggih. Contohnya, sistem ERP modern berbasis awan dan menawarkan fleksibilitas dan pilihan teknologi yang jauh lebih banyak daripada sistem ERP on-premise yang lebih tua, bersamaan dengan banyak manfaat biaya dan efisiensi inheren dari awan. Selain itu, sistem ERP berbasis awan terbaik memiliki antarmuka berbasis web yang lebih mudah digunakan dan lebih mudah diakses dari beragam perangkat daripada sistem yang lebih lama. Mereka juga menawarkan kontrol keamanan yang lebih baik untuk membantu memastikan hanya pengguna yang sah yang menikmati akses itu. Antarmuka yang superior tersebut mendukung pengambilan keputusan yang lebih cepat dan didukung data.

Apa itu ERP? ERP singkatan dari "enterprise resource planning", sebuah istilah yang diciptakan oleh Gartner pada awal tahun 1990-an. Ini merujuk pada perangkat lunak yang digunakan bisnis untuk mengelola aktivitas sehari-hari, termasuk akuntansi, manajemen inventaris, sumber daya manusia, manajemen rantai pasokan, risiko dan kepatuhan.

Untuk apa perangkat lunak ERP digunakan? ERP adalah perangkat lunak bisnis yang mengumpulkan informasi dari berbagai departemen di seluruh bisnis dalam database bersama, memungkinkan pemimpin untuk memantau kinerja perusahaan. Sistem ERP menyatukan fungsi bisnis penting, seperti keuangan, manufaktur, manajemen inventaris dan pesanan, komunikasi pelanggan, penjualan dan pemasaran, manajemen proyek, dan sumber daya manusia, memungkinkan para pengambil keputusan untuk mengakses data dari departemen-departemen tersebut dan melakukan analitik dan pelaporan rinci pada masing-masingnya.

Setelah mempelajari mengenai pentingnya modernisasi ERP! Dengan memperbarui sistem ERP, kita dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas bisnis kita serta mengoptimalkan pengelolaan data. Dan jangan lupa, juga yuk kita baca tentang perbedaan antara CRM dan ERP agar lebih memahami kedua sistem tersebut. Mari kita tingkatkan kemampuan dan pengetahuan bisnis kita bersama-sama!