Apa itu Pesanan? Pengertian, Alur, Faktor dan Jenisnya
Pelajari apa itu pesanan, termasuk pengertian, alur, faktor, dan jenisnya. Temukan informasi lengkap yang akan membantu Anda memahami bagaimana pesanan diproses dalam bisnis dan industri.
Apa itu Pesanan?
Pesanan merujuk pada permintaan atau instruksi yang dibuat oleh pelanggan untuk membeli barang atau jasa dari sebuah bisnis. Dalam e-commerce, pesanan biasanya dimulai ketika pelanggan menambahkan item ke keranjang belanja virtual mereka, melanjutkan ke checkout, dan mengirimkan informasi pembayaran. Pesanan kemudian ditransmisikan ke penjual atau pedagang, yang memproses dan memenuhinya.
Proses pemenuhan pesanan meliputi beberapa tahap, termasuk pengolahan pesanan, pengambilan dan pengemasan, dan pengiriman. Tahap pertama, pengolahan pesanan, melibatkan verifikasi detail pesanan, seperti produk, jumlah, dan alamat pengiriman. Tahap ini juga melibatkan konfirmasi pembayaran dan memastikan bahwa produk tersedia dalam stok.
Apa itu Pemrosesan Pesanan dengan Aplikasi?
Software pengolahan pesanan adalah aplikasi yang mengotomatisasi proses pemenuhan pesanan, yang sangat penting bagi setiap bisnis yang menangani volume pesanan yang besar. Meskipun pengolahan pesanan secara manual dengan pena dan kertas memungkinkan untuk operasi kecil, namun ketika sebuah perusahaan tumbuh dalam ukuran dan kompleksitas, metode ini menjadi kurang memungkinkan. Inilah di mana software pengolahan pesanan menjadi berguna karena dapat mengoptimalkan proses dan meminimalkan kesalahan manusia, yang pada gilirannya meningkatkan kepuasan pelanggan.
Software pengolahan pesanan menyimpan dan membagikan data pada pesanan, termasuk informasi pelanggan, detail pesanan, dan alamat pengiriman, untuk memastikan pesanan dipenuhi dengan akurat dan tepat waktu. Software ini juga memeriksa ketersediaan stok dan melacak pengiriman pesanan, yang membantu meminimalkan waktu pemenuhan pesanan dan menjaga tingkat kepuasan pelanggan yang tinggi. Dengan mengotomatisasi alur kerja pengolahan pesanan, bisnis dapat meningkatkan akurasi dan efisiensi, serta mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi pesanan.
Sistem manajemen pesanan (OMS) adalah jenis software pengolahan pesanan yang dapat diintegrasikan dengan software lain, seperti sistem penagihan dan akuntansi, untuk menggabungkan pengolahan pesanan dan tugas terkait ke dalam satu platform terpusat. Integrasi ini membantu mempercepat seluruh proses pemenuhan pesanan, mengurangi intervensi manual, dan meningkatkan akurasi.
5 Alur Pemrosesan Pesanan yang Baik
Proses pengolahan pesanan melibatkan serangkaian langkah dari penempatan pesanan hingga pengiriman, yang juga dapat dilanjutkan jika pelanggan memulai proses pengembalian. Proses ini dapat dibagi menjadi lima tahap utama yang sangat penting untuk pemenuhan pesanan yang efektif.
Langkah pertama adalah penempatan pesanan, yang melibatkan penerimaan pesanan pelanggan dan pengiriman detail pesanan ke sistem manajemen pesanan. Sistem ini membantu menentukan lokasi gudang yang sesuai untuk pengiriman berdasarkan alamat pengiriman dan ketersediaan produk. Dalam beberapa kasus, pesanan dengan beberapa item dapat dipenuhi dari beberapa lokasi gudang untuk memastikan pengiriman yang lebih cepat.
Langkah selanjutnya adalah pengambilan inventaris, di mana jumlah tertentu produk diambil dari inventaris untuk memenuhi pesanan pelanggan. Untuk mengambil pesanan secara efisien, organisasi menggunakan strategi pengambilan yang berbeda, termasuk pengambilan satu per satu, pengambilan zona, dan pengambilan kelompok. Pengambilan dapat dilakukan secara manual dengan menggunakan slip pengambilan dan lembar kerja, atau secara otomatis dengan menggunakan barcode dan scanner atau bahkan robot pengambilan.
Pengurutan adalah tahap ketiga, di mana produk yang diambil dipisahkan sesuai dengan tujuannya. Pengurutan sangat penting untuk akurasi dan kepuasan pelanggan karena saat itulah pekerja dapat memastikan semua produk yang dipesan hadir dan dalam kondisi baik untuk dikirimkan.
Pengemasan adalah tahap keempat, yang melibatkan pengemasan produk secara aman dan terlindungi ke dalam kotak pengiriman yang sesuai, menimbang paket, dan memberi label pada kotak dengan alamat penerima dan instruksi pengiriman yang diperlukan. Langkah ini penting untuk memprioritaskan dimensi dan berat yang dapat diatasi dengan mudah dan hemat biaya.
Langkah terakhir adalah pengiriman, yang melibatkan pengiriman pesanan ke tujuan akhir. Pesanan dapat dikirimkan langsung ke pelanggan, atau mungkin terlebih dahulu digabungkan dengan pesanan lain yang akan dikirimkan ke lokasi terdekat untuk menghemat biaya dan meminimalkan jumlah pengiriman secara keseluruhan. Saat mengirimkan, penting untuk menggunakan sistem pelacakan yang dapat diandalkan sehingga bisnis dan pelanggan dapat memantau pesanan.
Setelah produk diterima, bisnis sering mengikuti pelanggan untuk memastikan kepuasan atau menjawab pertanyaan tentang produk yang dibeli. Jika langkah pengolahan pesanan dilakukan dengan efektif artinya semua produk dikirimkan dengan akurat, tepat waktu, dan aman pelanggan lebih cenderung puas.
Apa Saja Faktor Pemrosesan Pesanan
Proses pengolahan pesanan bervariasi dari bisnis ke bisnis dan dipengaruhi oleh beberapa faktor yang harus dipertimbangkan. Faktor-faktor ini meliputi sifat produk yang dijual, jumlah item yang dipesan, jenis kemasan yang dibutuhkan, produktivitas tenaga kerja, dan musiman.
Sifat produk yang dijual adalah faktor penting dalam pengolahan pesanan. Item yang mudah rusak, seperti makanan atau bunga, memerlukan penanganan dan pengiriman khusus untuk menjaga kualitasnya. Misalnya, item ini harus dikirim dalam lingkungan berkontrol suhu untuk mencegah kerusakan. Sebaliknya, pakaian dan barang non-perishable lainnya mungkin tidak memerlukan penanganan khusus seperti itu.
Jumlah item yang dipesan juga memengaruhi pengolahan pesanan. Pesanan besar sering dikemas dan ditangani secara berbeda dari pesanan kecil. Pesanan kecil mungkin langsung dikirim ke alamat pelanggan melalui layanan pos, sedangkan pesanan besar dapat dikirim melalui kapal barang ke pusat distribusi.
Kemasan pengiriman adalah faktor lain yang harus dipertimbangkan dalam pengolahan pesanan. Tidak semua item dapat dikirim dalam kemasan yang sama, dan ukuran kontainer kemasan dapat mempengaruhi cara penanganan. Misalnya, produsen cuka mungkin merawat botol dan kontainer galon dengan hati-hati untuk penjualan eceran, sementara drum 55 galon dan tangki 275 galon komersial harus dikemas dan dipalitisasi sesuai dengan ukuran yang lebih besar.
Produktivitas tenaga kerja juga merupakan faktor penting. Bisnis harus menilai apakah tenaga kerjanya dapat mengimbangi kebutuhan pengolahan pesanan dan memutuskan apakah akan memasukkan otomatisasi untuk meningkatkan efisiensi.
Terakhir, musim memengaruhi seluruh alur kerja pengolahan pesanan. Musim belanja sibuk, seperti liburan, dapat menempatkan tekanan pada tenaga kerja, dan pekerja mungkin harus memproses lebih banyak pesanan, memilih, menyortir, mempacking, dan mengirimkan item. Proses ini seringkali memakan waktu lebih lama dari biasanya, dan pelanggan mungkin menerima pesanan mereka lebih lambat dari yang diharapkan.
Jenis Sistem Pemrosesan Pesanan
Sistem pengolahan pesanan adalah sebuah sistem yang dirancang untuk membuat proses pengiriman pesanan menjadi lebih efisien dan akurat dengan menangkap dan menyimpan semua data pesanan yang relevan di dalam database terpusat. Hal ini membuat berbagai departemen dalam bisnis lebih mudah mengakses informasi pesanan yang ter-update secara real-time.
Terdapat dua jenis sistem pengolahan pesanan yang berbeda, yaitu:
1. Sistem pengolahan pesanan tradisional mengandalkan berkas tulisan tangan dan tenaga manusia. Seluruh proses pengolahan pesanan, mulai dari menulis slip pesanan hingga mengirimkan pesanan yang telah dikemas ke perusahaan pengirim, dilakukan secara manual, biasanya oleh satu orang atau tim kecil. Orang atau tim ini juga bertanggung jawab untuk melacak semua data pesanan dan persediaan, yang bisa menjadi tugas yang cukup menantang. Sistem ini memiliki keterbatasan dalam kemampuannya dan rentan terhadap kesalahan manusia.
2. Sistem pengolahan pesanan modern berbasis teknologi. Mereka menggunakan perangkat lunak khusus untuk menangkap dan menyimpan semua data terkait pesanan, persediaan, dan profil pelanggan. Hal ini meminimalkan kemungkinan kesalahan manusia sambil memperluas kemampuan dan peluang pertumbuhan bisnis. Misalnya, sebuah retailer di Amerika Utara bisa menerima pesanan dari Eropa secara mulus secara online dan mengkoordinasikan pengiriman dengan pusat pemenuhan lokal. Sistem pengolahan pesanan modern lebih efisien, akurat, dan dapat disesuaikan dengan skala bisnis yang lebih besar dibandingkan sistem tradisional.
Keuntungan Sistem Pemesanan
Sistem pemrosesan pesanan memberikan beberapa keuntungan bagi bisnis, yang pada akhirnya meningkatkan pengalaman pelanggan. Dengan menangkap dan menyimpan data terkait pesanan, bisnis dapat dengan mudah melacak pesanan dari awal hingga selesai, meningkatkan akurasi pemilihan, pengurutan, dan pengemasan. Selain itu, sistem ini meminimalkan kemungkinan pesanan hilang atau tersesat, memberikan pengalaman belanja yang lebih dapat diandalkan bagi pelanggan. Hal ini dapat menyebabkan bisnis mendapatkan pelanggan yang kembali dan rekomendasi positif, yang dapat membantu menarik klien baru. Secara keseluruhan, implementasi sistem pemrosesan pesanan dapat mempermudah operasi, meningkatkan efisiensi, dan meningkatkan pengalaman pelanggan secara keseluruhan.
Keuntungan lain dari sistem pemrosesan pesanan adalah kemampuan untuk secara otomatis menghitung persediaan dan memperingatkan pengisian ulang, yang mengurangi kemungkinan kekurangan stok dan pesanan yang tertunda. Selain itu, sistem ini memungkinkan bisnis untuk memproses pesanan secara lebih cepat, meningkatkan kecepatan pengiriman dan mengurangi waktu pengiriman. Ini membuat pelanggan merasa lebih puas dengan waktu pengiriman dan meningkatkan kepercayaan mereka terhadap bisnis.
Dalam dunia bisnis yang kompetitif saat ini, pengalaman pelanggan yang baik sangat penting. Dengan menggunakan sistem pemrosesan pesanan yang andal, bisnis dapat mengoptimalkan operasinya, meningkatkan efisiensi, dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Hal ini dapat membantu bisnis mendapatkan keunggulan kompetitif dan mencapai pertumbuhan yang lebih baik. Oleh karena itu, tidak mengherankan bahwa semakin banyak bisnis yang beralih ke sistem pemrosesan pesanan modern untuk meningkatkan pengalaman pelanggan dan memperbaiki proses operasi bisnis mereka.
Kerugian Sistem Pemesanan
Sistem pengolahan pesanan umumnya memberikan keuntungan bagi bisnis jika diterapkan dengan efektif, tetapi juga memiliki beberapa kelemahan yang perlu dipertimbangkan. Sistem yang sangat teknologis atau kompleks mungkin memerlukan personil khusus tambahan untuk memastikan fungsionalitasnya, yang dapat meningkatkan biaya implementasi. Software manajemen pesanan di tempat juga memiliki biaya perawatan yang signifikan, termasuk kemungkinan penambahan staf ke tim TI Anda. Selain itu, karena data pengolahan pesanan ditangkap secara otomatis oleh program perangkat lunak, daripada dimasukkan secara manual oleh pekerja gudang yang dapat melacak langkah-langkah mereka, sulit untuk melacak kesalahan ketika terjadi. Ini berpotensi menyebabkan keterlambatan atau masalah lain yang dapat berdampak negatif pada pengalaman pelanggan.
Namun, kelemahan-kelemahan ini dapat diminimalkan dengan pemilihan sistem yang tepat dan pelatihan karyawan yang cukup. Bisnis juga dapat mempertimbangkan solusi yang terpusat, seperti layanan cloud-based atau SaaS (Software as a Service), yang dapat mengurangi biaya perawatan dan memberikan fleksibilitas yang lebih besar dalam mengelola pesanan. Selain itu, pemilihan vendor dengan reputasi yang baik dan layanan pelanggan yang memadai juga dapat membantu meminimalkan risiko dan meningkatkan efisiensi sistem.
10 Tips untuk Meningkatkan Pemrosesan Pesanan
Peningkatan sistem pengolahan pesanan sangat penting bagi setiap bisnis untuk memaksimalkan akurasi, efisiensi biaya, dan produktivitas. Meskipun prosedur pengolahan pesanan setiap perusahaan unik untuk bisnis dan kebutuhan pelanggan mereka, ada beberapa tips umum yang dapat membantu mencapai tujuan tersebut. Berikut adalah sepuluh tips terperinci untuk meningkatkan pengolahan pesanan:
1. Efisiensi alur kerja: Untuk memastikan bahwa semua bagian yang bergerak sejalan, penting untuk terus melacak alur kerja dan menemukan area yang dapat diperbaiki. Vereinfachen Kommunikasi dapat mempercepat pengambilan keputusan tanpa mengorbankan akurasi.
2. Otomatisasi: Otomatisasi dapat menghemat waktu dan uang, membuat pekerjaan lebih mudah bagi pekerja, dan meningkatkan pengalaman pelanggan. Otomatisasi dapat meningkatkan fungsi pengiriman, memilih inventaris, mengurutkan, dan mem-packing. Saluran komunikasi otomatis dapat membantu aliran informasi lebih baik antara karyawan. Proses otomatis tidak hanya kurang rentan terhadap kesalahan tetapi juga dapat mencegah kelelahan karyawan.
3. Peramalan permintaan: Dengan menganalisis profil pelanggan dan tren pembelian masa lalu, menjadi mungkin untuk memperkirakan permintaan masa depan dan merencanakan, anggaran, dan menetapkan tujuan pengolahan pesanan secara lebih efektif. Peramalan permintaan dapat membantu bisnis menentukan kapan mereka perlu merekrut bantuan musiman tambahan.
4. Akurasi tingkat stok: Memelihara data inventaris yang akurat secara langsung dapat meningkatkan efisiensi pengolahan pesanan dan memastikan pelanggan menerima pesanan dengan cepat dan akurat. Sistem pelacakan inventaris otomatis dapat mempercepat proses sambil hampir menghilangkan ruang untuk kesalahan.
5. Manajemen gudang: Sistem manajemen gudang (WMS) dapat meningkatkan produktivitas dan menurunkan biaya dengan mengelola semua tugas terkait gudang, termasuk pemenuhan pesanan dan pengiriman, dalam satu lokasi terpusat. WMS biasanya digunakan bersama dengan perangkat lunak inventaris dan pasokan rantai lainnya untuk lebih mempercepat proses pemenuhan pesanan. Ketahui juga fungsi pergudangan untuk bisnis Anda.
6. Pengolahan pesanan parsial: Memproses pesanan parsial dapat meningkatkan efisiensi pengiriman dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Memiliki fleksibilitas untuk memproses sebagian pesanan dapat membantu memenuhi kebutuhan pelanggan sambil menjaga biaya pengiriman terkendali.
7. Komunikasi dengan pelanggan: Berkomunikasi dan menilai kepuasan pelanggan sangat penting sepanjang alur kerja pengolahan pesanan. Menjaga pelanggan terinformasi tentang status pesanan mereka dapat membuat mereka merasa lebih terlibat dalam proses.
8. Kontrol persediaan: Pengendalian persediaan yang efisien mencegah terjadinya situasi memiliki terlalu banyak atau terlalu sedikit stok tersedia. Pengelolaan persediaan yang tepat dapat menghemat uang dengan memastikan perusahaan hanya membeli volume dan seleksi produk yang dapat dijual. Pengendalian persediaan yang efisien mencakup data dari pembelian terbaru, tingkat reorder, kepuasan pelanggan, dan omzet.
9. Integrasi Sistem ERP: Integrasi modul pengelolaan data dengan sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) yang lebih luas dapat membantu memantau dan memprioritaskan pesanan pelanggan saat masuk, lalu melacak kemajuannya. Hal ini dapat membantu meningkatkan kecepatan pemrosesan pesanan dan meningkatkan pengalaman pelanggan.
10. Pemilihan dengan perangkat seluler dan pemindaian kode batang: Menggunakan perangkat seluler untuk memindai kode batang pada setiap item setiap kali diambil untuk pesanan dapat mengurangi kesalahan pengambilan dan meningkatkan akurasi.
Dalam meningkatkan pemrosesan pesanan, sangat penting untuk mempertimbangkan kebutuhan unik dari bisnis Anda dan pelanggan Anda. Namun, dengan mengikuti tips ini, Anda dapat meningkatkan efisiensi pemrosesan pesanan Anda, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan mengurangi biaya operasional secara keseluruhan.
FAQ Pesanan
Bagaimana cara meningkatkan prosedur pengolahan pesanan untuk memaksimalkan akurasi, efisiensi, dan produktivitas?
Untuk meningkatkan prosedur pengolahan pesanan, Anda dapat menerapkan berbagai sistem, baik manual maupun otomatis, yang memastikan akurasi, kecepatan, dan hubungan pelanggan yang terintegrasi. Sistem otomatis dapat menghilangkan kesalahan manusia sambil menyederhanakan prosedur, sehingga pelanggan menerima pesanan yang tepat dengan lebih cepat dan meningkatkan kepuasan pelanggan secara keseluruhan. Beberapa sistem yang dapat diterapkan termasuk pelacakan efisiensi alur kerja, otomatisasi, peramalan permintaan, pengendalian inventaris, integrasi ERP, dan pemilihan mobil dan pemindaian barcode. Dengan menggunakan alat dan sistem ini, perusahaan dapat meningkatkan pengolahan pesanan, memastikan kepuasan pelanggan, dan memenuhi tujuan bisnis.
Apa artinya jika suatu pesanan sedang diproses?
Ketika suatu pesanan ditempatkan, pesanan tersebut akan muncul sebagai "sedang diproses" hingga dipilih, dikemas, dan disiapkan untuk pengiriman. Selama setiap tahap proses tersebut, beberapa sistem pengolahan pesanan akan memberi tahu pelanggan, mulai dari penempatan pesanan hingga pengiriman, untuk menjaga mereka tetap terinformasi.
Apa saja enam langkah dalam proses pemenuhan pesanan?
Proses pemenuhan pesanan terdiri dari enam langkah kritis:
1. Penerimaan: Menerima persediaan masuk dari produsen atau pemasok.
2. Penyimpanan inventaris: Mengatur dan menyimpan stok, biasanya dengan cara yang membuat pemilihan lebih mudah dan menjaga gudang tetap terorganisir.
3. Pemilihan: Menemukan dan mengumpulkan barang yang dipesan untuk persiapan pengiriman.
4. Pengemasan: Mengemas pesanan dengan hati-hati untuk memastikan perlindungan yang cukup selama pengiriman, menggunakan kotak pengiriman bermerk atau standar.
5. Pengiriman: Mengirimkan paket yang selesai langsung kepada pelanggan atau ke pihak ketiga pengirim untuk pengiriman.
6. Dukungan pelanggan: Memastikan kepuasan pelanggan dan memproses pengembalian dan pengembalian dana yang diperlukan.
