Peningkatan Sistem ERP: Alasan, Waktu & Manfaat

Peningkatan sistem ERP merupakan keputusan yang penting bagi perusahaan untuk memperbaiki proses bisnis mereka. Artikel ini akan membahas alasan mengapa perusahaan perlu mempertimbangkan peningkatan sistem ERP, kapan waktu yang tepat untuk melakukan peningkatan, serta manfaat yang bisa didapatkan setelah peningkatan dilakukan. Dalam membaca artikel ini, Anda akan memahami bagaimana peningkatan sistem ERP dapat membantu meningkatkan efisiensi dan efektivitas bisnis Anda, serta memberikan keuntungan dalam jangka panjang bagi perusahaan.

 

Selama bertahun-tahun atau bahkan dekade sejak banyak organisasi pertama kali menginstal sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) mereka, dunia telah mengalami perubahan yang signifikan. Perubahan ini juga mempengaruhi sistem ERP itu sendiri, karena mereka telah mengalami banyak transformasi.

 

 

Akibatnya, banyak organisasi merasa bahwa sistem ERP mereka saat ini tidak lagi sejalan dengan kebutuhan bisnis yang berkembang, atau mereka kekurangan kemampuan yang lebih maju dari sistem ERP yang lebih baru. Oleh karena itu, mereka dihadapkan pada kebutuhan untuk meningkatkan atau mengganti sistem ERP mereka.

Namun, meningkatkan sistem ERP merupakan investasi besar, dan membutuhkan pertimbangan yang matang oleh para pemimpin bisnis. Untuk menentukan kebutuhan peningkatan, evaluasi menyeluruh dari solusi saat ini sangat penting, dan harus mencakup daftar komprehensif alasan yang mendukung keputusan untuk melakukan peningkatan.

Jika melakukan peningkatan dianggap perlu, sangat penting untuk memiliki rencana proyek yang terperinci dan daftar periksa peningkatan ERP. Alat-alat ini akan membantu memastikan proses peningkatan yang sukses dan meminimalkan risiko kesalahan atau gangguan.

Alasan untuk Melakukan Peningkatan Sistem ERP

Ada beberapa alasan yang menunjukkan kebutuhan bagi sebuah organisasi untuk meningkatkan sistem ERP-nya. Alasan-alasan tersebut berkaitan dengan penuaan teknologi atau evolusi proses bisnis. Ketika teknologi menjadi usang, sistem ERP warisan mungkin tidak lagi berperforma dengan baik, sehingga sulit untuk merefleksikan proses bisnis baru dalam solusi atau sulit untuk memperoleh visibilitas secara real-time yang dibutuhkan oleh sebagian besar perusahaan.

 

Selain itu, teknologi warisan cenderung menjadi rapuh dengan customisasi yang kompleks yang sulit atau mahal untuk dipelihara dan membutuhkan pengetahuan khusus yang tidak lagi dimiliki oleh organisasi. meningkatkan ke basis data yang lebih baru dan lebih canggih yang tidak didukung oleh sistem ERP warisan mungkin lebih disukai. Selain itu, sistem ERP lama di lokasi mungkin memerlukan organisasi untuk memelihara perangkat keras server yang tidak lagi ingin mereka khawatirkan.

Selain itu, sistem ERP yang sangat tua mungkin hanya bekerja pada sistem operasi yang sudah usang, atau solusi ERP itu sendiri mungkin tidak lagi didukung. Memindahkan ke versi perangkat lunak yang lebih baru mungkin satu-satunya cara untuk menerima dukungan.

Alasan lain mengapa sebuah perusahaan mungkin ingin meningkatkan ERP-nya termasuk antarmuka pengguna yang sudah usang yang sulit digunakan atau memerlukan lebih banyak langkah daripada sistem baru, perangkat lunak yang tidak fleksibel yang tidak dapat mendukung cara kerja bisnis yang lebih efisien, dan mustahil atau biaya yang tinggi untuk meningkatkan kapasitas sistem agar sesuai dengan pertumbuhan bisnis. Pelaporan dan analisis data yang tidak memadai dan tidak cukup cepat untuk mengikuti laju bisnis saat ini dan dukungan terbatas atau tidak ada untuk perangkat mobile juga merupakan alasan tambahan.

Mengapa peningkatan Sistem ERP Penting?

Pentingnya meningkatkan sistem ERP terletak pada nilai bisnis yang dapat diciptakan. meningkatkan sistem ERP dapat memberikan akses pada organisasi untuk mengakses peluang bisnis baru dan penghematan biaya yang tidak dapat disaingi oleh sistem warisan. Sebagai contoh, kemajuan terbaru dalam solusi ERP telah mengarah pada penambahan visibilitas secara real-time melalui dashboard, scorecard, dan KPI yang komprehensif. Selain itu, kecerdasan buatan dan pembelajaran mesin semakin digunakan untuk mengotomatisasi lebih banyak proses dan meningkatkan pengambilan keputusan. Sistem ERP juga telah mengadopsi kemampuan e-commerce yang lebih lengkap dan terintegrasi dengan baik serta menyediakan dukungan mobile yang lebih baik. Kemampuan-kemampuan ini semakin berharga di dunia di mana proses bisnis dan hubungan bisnis secara cepat beralih dari dunia fisik ke ranah digital.

Selain itu, beberapa sistem ERP baru dapat mengintegrasikan perangkat Internet of Things (IoT) untuk memberikan informasi lokasi dan status secara real-time yang lebih banyak, membantu memperkuat kendali rantai pasok dan menangkap gangguan potensial lebih awal. Di era di mana rantai pasok semakin kompleks dan rentan terhadap kesalahan, bisnis tertentu mungkin menemukan nilai yang cukup pada kemampuan baru ini saja untuk membenarkan meningkatkan sistem ERP.

Dengan meningkatkan sistem ERP mereka, organisasi dapat memanfaatkan kemampuan baru ini, meningkatkan proses bisnis mereka, dan memposisikan diri untuk pertumbuhan di era digital. peningkatan sistem ERP sangat penting untuk tetap kompetitif dan memenuhi tuntutan lanskap bisnis yang terus berkembang.

Tingkatkan vs Ganti Sistem ERP?

 

Ketika dihadapkan pada keputusan antara melakukan peningkatan atau mengganti sistem Enterprise Resource Planning (ERP), pilihan tergantung pada faktor seperti nilai bisnis yang akan diciptakan oleh masing-masing pendekatan dan biaya bagi perusahaan. peningkatan memiliki manfaat seperti kurang mengganggu dibandingkan penggantian, mempertahankan integrasi dan kustomisasi, serta memiliki dampak manajemen perubahan yang lebih rendah jika sistem saat ini sudah memuaskan tim bisnis. Di sisi lain, penggantian menawarkan keuntungan seperti memanfaatkan kemajuan teknologi besar yang mungkin dilakukan oleh penyedia ERP yang berbeda sejak pembelian terakhir dan mampu berinovasi pada bidang tertentu yang sangat berharga bagi organisasi. Selain itu, penggantian dapat mengurangi kompleksitas dan meningkatkan kolaborasi antara unit bisnis dalam situasi di mana terdapat sistem ERP terpisah karena merger atau akuisisi. 

Terlepas dari pendekatan yang dipilih, penting untuk mempertimbangkan opsi implementasi cloud. Solusi ERP berbasis cloud dapat mengurangi biaya dan kompleksitas TI dengan memindahkan tanggung jawab pengelolaan perangkat keras, performa, penambalan, dan peningkatan ke vendor. Mereka juga menyederhanakan manajemen TI di dunia di mana lebih banyak orang bekerja dari rumah dengan menghilangkan kebutuhan pengguna jarak jauh untuk mengakses fungsi ERP melalui VPN. Penyedia ERP cloud juga dapat menawarkan kemampuan baru secara otomatis kepada semua pelanggan sebagai bagian dari harga berlangganan, membuat peningkatan masa depan sebagian besar tidak relevan.

Penyedia perangkat lunak yang sudah ada mungkin menyarankan untuk beralih ke solusi cloud, yang bisa menjadi fokus investasi masa depan dari vendor, dan solusi cloud dapat menawarkan manfaat biaya dan manajemen. Namun, sangat penting untuk sepenuhnya memahami penawaran vendor dan apakah itu merupakan solusi host atau cloud yang sebenarnya. Jika keputusan dibuat untuk tetap menggunakan sistem on-premises, roadmap sistem harus ditinjau untuk memastikan bahwa itu akan memenuhi kebutuhan perusahaan ke depan.

Bagaimana Cara Mengevaluasi Sistem ERP?

Ketika mengevaluasi sistem Enterprise Resource Planning (ERP), penting untuk memulai dengan mengidentifikasi masalah yang perlu dipecahkan dan peluang yang bisa dimanfaatkan. Hal ini mencakup mengidentifikasi potensi penghematan biaya, seperti memiliki tampilan real-time tentang tren penjualan atau metrik rantai pasok seperti pesanan yang terpenuhi per hari, atau meningkatkan akurasi dengan menggunakan data yang up-to-date. Ini juga bisa melibatkan mengukur peningkatan penjualan potensial yang mungkin terjadi dengan kemampuan e-commerce yang lebih maju yang selalu mencerminkan informasi inventaris terbaru, atau menghemat waktu dan sumber daya dengan menggunakan fungsionalitas bawaan untuk menutup buku lebih cepat setiap bulan.

Selain itu, sistem ERP modern yang menggunakan pembelajaran mesin dapat membantu menerapkan dan mengotomatisasi praktik terbaik dalam keuangan dan operasi. Selain itu, beberapa perangkat lunak ERP baru dilengkapi dengan analitik canggih yang dapat membantu bisnis meningkatkan cara mereka beradaptasi dengan permintaan pelanggan yang berubah, mengoptimalkan harga untuk menghindari kehilangan pendapatan, meningkatkan kinerja pemasaran, atau mengidentifikasi pesanan yang berpotensi curang.

Setelah mengidentifikasi apa yang perlu dicapai dengan peningkatan atau penggantian ERP, penting untuk membandingkan bagaimana (atau apakah) setiap opsi dapat memberikan perbaikan tersebut, biaya langsung dan tidak langsung yang terkait dengan masing-masing (termasuk integrasi, kustomisasi, dan pelatihan), dan membandingkan rencana implementasi untuk masing-masing. Evaluasi ini harus dilakukan dengan pemahaman yang jelas tentang kebutuhan dan tujuan bisnis untuk memastikan bahwa sistem ERP yang dipilih akan memberikan manfaat yang diinginkan dan sejalan dengan strategi keseluruhan organisasi.

Kapan Waktu yang Tepat meningkatkan Sistem ERP

Menentukan kapan harus melakukan peningkatan sistem Enterprise Resource Planning (ERP) memerlukan pertimbangan yang cermat terhadap berbagai faktor. Menurut studi oleh SelectHub pada tahun 2017, sebagian besar bisnis biasanya menggunakan sistem ERP selama 5-10 tahun sebelum melakukan peningkatan. Namun, situasi setiap perusahaan unik, dan keputusan untuk melakukan peningkatan atau mengganti sistem harus dibuat hanya ketika ada alasan bisnis yang kuat untuk melakukannya.

Organisasi dapat memilih untuk mengintegrasikan peningkatan ERP ke dalam rencana yang lebih luas untuk memodernisasi bisnis mereka dan memanfaatkan otomatisasi yang membutuhkan kemampuan ERP baru. Dalam kasus ini, melakukan peningkatan sistem ERP menjadi langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan strategis organisasi secara keseluruhan. Misalnya, jika proses bisnis perusahaan telah berkembang dan membutuhkan kemampuan yang lebih canggih, seperti analitik data real-time atau aksesibilitas seluler, melakukan peningkatan sistem ERP menjadi penting untuk memenuhi persyaratan ini.

Faktor lain yang dapat memengaruhi keputusan untuk melakukan peningkatan termasuk perubahan dalam peraturan atau standar industri, pergeseran permintaan pelanggan, atau kebutuhan untuk meningkatkan efisiensi operasional. Faktor-faktor ini dapat memengaruhi lingkungan bisnis di mana sistem ERP beroperasi, dan melakukan peningkatan sistem mungkin menjadi hal yang diperlukan untuk beradaptasi dengan perubahan tersebut.

Secara keseluruhan, keputusan untuk melakukan peningkatan sistem ERP harus didasarkan pada alasan bisnis yang kuat dan penilaian terhadap kebutuhan saat ini dan masa depan perusahaan. Organisasi harus mengevaluasi apakah melakukan peningkatan sistem sejalan dengan tujuan strategis keseluruhan mereka dan mempertimbangkan dampak faktor eksternal yang dapat memengaruhi keputusan. Dengan mempertimbangkan faktor-faktor ini secara cermat, perusahaan dapat menentukan waktu yang tepat untuk melakukan peningkatan sistem ERP.

Hal Yang Perlu Di Lakukan Setelah Meningkatkan Sistem Erp

 

Jika Anda sedang mempertimbangkan untuk meningkatkan atau mengganti sistem ERP Anda, perencanaan proyek yang matang sangat penting untuk memastikan keberhasilan proyek. Daftar periksa berikut memberikan langkah-langkah terperinci untuk membantu Anda membangun rencana dan melacak kemajuan:

 

1. Membentuk tim proyek awal: Langkah pertama dalam meningkatkan sistem ERP Anda adalah membawa bersama individu dari departemen yang berbeda dengan pengetahuan dan peran yang relevan untuk menentukan apakah peningkatan atau penggantian ERP layak dipertimbangkan. Penting untuk melibatkan pengguna akhir seperti karyawan gudang, manajer rantai pasokan, koordinator pemasaran, dan profesional penjualan yang memahami keterbatasan sistem Anda saat ini dengan cara yang mungkin tidak dimiliki oleh orang lain.

2. Membangun argumen bisnis dan memperoleh persetujuan manajemen: Jika melanjutkan dengan peningkatan layak setelah evaluasi awal, dokumentasikan nilai yang dapat dicapai oleh organisasi Anda dengan solusi baru. Kemudian presentasikan kepada para eksekutif untuk mendapatkan persetujuan mereka, yang mungkin membutuhkan waktu.

3. Mengidentifikasi persyaratan: Tentukan apa yang harus termasuk dalam solusi untuk memberikan nilai yang didokumentasikan, bersama dengan "keinginan" yang bisa dikorbankan jika diperlukan.

4. Mengidentifikasi penyedia solusi potensial: Teliti vendor yang memiliki catatan teruji dalam mengatasi persyaratan yang serupa dengan milik Anda (termasuk vendor Anda saat ini). Pertimbangkan untuk menghubungi mitra industri untuk mencari tahu ERP apa yang mereka gunakan dan tanyakan pengalaman mereka dengan penyedia tersebut.

5. Membangun dan menyetujui rencana implementasi dengan tonggak proyek yang realistis: Berikan perhatian khusus pada peningkatan basis data belakang dan integrasi serta migrasi data, transisi kustomisasi legacy (yang harus tetap dipertahankan, dan bagaimana kustomisasi lain bisa diganti?), pelatihan pengguna, perencanaan go-live, mitigasi kemungkinan titik gangguan, dan opsi dukungan vendor yang berkelanjutan. Daftar periksa rencana implementasi ERP sering memiliki beberapa fase, sehingga Anda dapat mulai mendapatkan nilai dengan cepat sambil membangun dasar untuk mengimplementasikan kemampuan yang lebih canggih di kemudian hari.

6. Melaksanakan bersama-sama sesuai rencana: Membangun hubungan yang jujur dan terbuka di mana semua pihak dapat mengungkapkan kekhawatiran, menandai risiko yang muncul, dan bekerja sama mencari solusi.

7. Melakukan post-mortem dan merencanakan langkah selanjutnya: Penting untuk menyisihkan waktu untuk belajar dari pengalaman. Dengan proyek ERP, hal ini sangat penting karena Anda akan bekerja dengan teknologi dan mitra vendor Anda selama bertahun-tahun, sehingga menjaga hubungan yang positif dan produktif sangat penting.

Jika Anda berencana untuk mengganti sistem ERP Anda, ikuti langkah tambahan

 

1. Putuskan apakah akan meningkatkan atau mengganti: Berdasarkan informasi yang diberikan oleh vendor pada tahap ini, pilih jalur berdasarkan analisis perbandingan biaya, gangguan, dan nilai bisnis. Pastikan sebagian besar pemangku kepentingan setuju dengan jalur yang dipilih.

2. Shortlist penyedia teratas: Mintalah dan tinjau proposal dan demonstrasi terperinci. Ajukan pertanyaan, nilai rencana, klarifikasi perbedaan antara proposal yang memerlukan penjelasan lebih lanjut, periksa referensi, bandingkan biaya dengan hati-hati, dan pahami bagaimana masing-masing penyedia berkomitmen untuk mendukung Anda.

3. Memilih penyedia: Pilih mitra yang Anda percayai dan yakin mendekati memenuhi persyaratan Anda dengan harga yang tepat. Kadang-kadang melibatkan tradeoff, sehingga Anda mungkin perlu mempertimbangkan bagaimana Anda akan menangani masalah yang tidak dapat ditangani atau belum dapat ditangani oleh solusi.

4. Merekrut tim proyek lengkap dan adakan pertemuan kickoff: Identifikasi sumber daya perusahaan dan penyedia dan pastikan mereka dapat mengabdikan waktu yang diperlukan untuk proyek ini. Temukan alat yang mengidentifikasi akuntabilitas untuk tugas yang berbeda dan lacak kemajuan terhadap tujuan (dengan tanggal jatuh tempo).

Jika Anda berencana untuk mengganti sistem ERP Anda, pastikan Anda mengikuti langkah-langkah tambahan ini untuk memastikan keberhasilan proyek.